كشف العمليات للحسابات

تصنيفات

كشف العمليات للحسابات هو أداة تساعدك على إرسال كشف الحسابات (تقرير دفتر الأستاذ العام) وتقرير (ملخص الحسابات المدينة) كملف PDF إلى عملائك بشكل مجمّع عبر البريد الإلكتروني إما يدويًا أو آليًا بشكل دوري.

هذه الميزة مفيدة عندما تريد إرسال تحديثات عبر البريد الإلكتروني للعملاء بشكل دوري حول معاملاتهم (مثل فواتير المبيعات). في مرفق PDF المرسل عبر رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى العملاء ، لكل عميل ، ستكون هناك تفاصيل مثل تاريخ ترحيل الفاتورة ورقم فاتورة المبيعات وتفاصيل الخصم والائتمان وما إلى ذلك ذات الصلة بحسابهم.

الغرض من هذه الميزة هو تذكير العديد من العملاء بأن لديهم فواتير معلقة غير مدفوعة.

للوصول إلى قائمة بيان العمليات ، يمكنك إما البحث في شريط التنقل أو الانتقال إلى:

الصفحة الرئيسية> محاسبة> أدوات> كشف عمليات الحسابات

المتطلبات الأساسية

– تستخدم الأداة معرّفات البريد الإلكتروني للعملاء لإرسال التقارير إليهم. عند عدم العثور على إدخالات البريد الإلكتروني أدناه في جهات اتصال العميل ، لن تسمح لك الأداة بتحديد العميل المعني ، لذا يرجى التأكد من ملء التفاصيل التالية في مستندات العميل.

. إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني للعميل: هذا إلزامي ويمكن تعيينه ضمن جهة اتصال العميل مع تحديد خيار “جهة اتصال الفوترة”.

. البريد الإلكتروني الأساسي للعميل: هذا ليس إلزاميًا ، إلا إذا حددت “إرسال إلى جهة الاتصال الأساسية” في النموذج.

– إعداد حساب البريد الإلكتروني مع تمكين الصادر.

كيفية إنشاء إدخال “حساب كشف العمليات”

– انتقل إلى عرض القائمة “كشف عمليات الحسابات” من خلال البحث في شريط التنقل والنقر على “جديد”.

– أدخل اسمًا للإدخال ، للرجوع إليه في المستقبل.

– قم بتعيين فلاتر دفتر الأستاذ العام للكشوف التي سيتم إرسالها إلى العملاء.

. سيتم إخفاء فلاتر “من تاريخ” و “إلى تاريخ” وملؤها تلقائيًا عند تحديد خيار “تمكين البريد الإلكتروني التلقائي”.

. “المشروع” و “مركز التكلفة” هما حقول الجدول متعدد الخيارات. بمعنى أنه يمكنك تحديد عدة مشاريع ومراكز تكلفة في فلاتر دفتر الأستاذ العام.

– في قسم “العملاء” ، لديك خيار لتحديد العملاء في الجدول الفرعي وجلب رسائل البريد الإلكتروني الأساسية ورسائل الفوترة.

. يتيح لك حقل “تحديد العميل حسب” تحديد العملاء بشكل مجمّع ، عن طريق تجميعهم على أساس “مجموعة العملاء” و “المنطقة” و “شريك المبيعات” و “مندوب المبيعات” عن طريق إدخال التحديد والنقر على “جلب العملاء”.

. في الأنماط الشجرية مثل “المنطقة” و “مندوب المبيعات” و “مجموعة العملاء” عند تحديد قيم المجموعة ، سيتم أيضًا جلب العملاء الذين لديهم القيم الفرعية لهذه الحقول. لذلك عند تحديد “المملكة العربية السعودية” كمنطقة في النموذج ، سيتم تحديد جميع العملاء الذين لديهم قيم “المنطقة” ضمن المملكة العربية السعودية في شجرة “المنطقة”.

. سيرسل خيار “إرسال إلى جهة الاتصال الأساسية” كشف الحساب إلى معرّفات البريد الإلكتروني لجهة الاتصال الأساسية للعملاء بعيدًا عن البريد الإلكتروني للفوترة.

في قسم “تفضيلات الطباعة” يمكنك تحديد شيئين:

. اتجاه الطباعة لملف PDF ، إما “أفقي” أو “عمودي”.

. ما إذا كنت تريد الاطلاع على تقرير التقادم (تقرير ملخص الحسابات المدينة) ، والذي يعرض مبلغ التقادم لمدة 30/60/90/120 يومًا للإيصالات (مثل فاتورة المبيعات) ، بناءً على “تاريخ الاستحقاق” أو “تاريخ النشر”.

– يتيح لك قسم “إعدادات البريد الإلكتروني” تكوين الطريقة التي تريد بها إرسال رسائل البريد الإلكتروني. يوجد قسمان فرعيان في هذا:

. عند تحديد “تمكين البريد الإلكتروني التلقائي” ، سترى خيارات إرسال تقارير دورية آلية إلى العملاء في الإدخال.

. يمكنك تحديد “التكرار” الذي سيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني بعد “تاريخ البدء” إلى العملاء. الخيارات المتاحة أسبوعية وشهرية وربع سنوية.

. يمكنك أيضًا تحديد “مدة الفلترة” بالأشهر. على سبيل المثال ، إذا قمت بتعيين “مدة الفلترة” على “3” ، فستحصل على تقارير الأشهر الثلاثة الماضية بدءًا من التاريخ الحالي. هنا ، يشير التاريخ الحالي إلى التاريخ الذي يتم فيه إرسال رسائل البريد الإلكتروني.

. لا يتم إرسال هذه الرسائل على الفور ، ولكن يتم إرسالها في منتصف الليل.

. بعد ذلك يمكنك تحديد حقول “الموضوع” و “نسخة إلى” و “النص الأساسي” للبريد الإلكتروني. إذا لم تقم بتعيين القيم لهذا الحقل ، فسيتم تعيين القيم الافتراضية كما هو موضح أدناه.

– راجع إعداداتك وانقر على “حفظ”.

الآن ، انتظر حتى يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني إذا قمت بتمكين “تمكين البريد الإلكتروني التلقائي” أو انقر فوق إرسال رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها على الفور.

الميزات

تنزيل ملف PDF موحد لجميع العملاء

عند إنشاء إدخال ، يوجد زر يظهر في الأعلى يسمى “تنزيل” والذي يتيح لك الاطلاع على التقرير الموحد بتنسيق PDF لجميع العملاء. يمكنك استخدام هذا للمراجعة.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني يدويًا

عند إنشاء إدخال ، يوجد زر يظهر في الجزء العلوي يسمى “إرسال رسائل البريد الإلكتروني” والذي يتيح لك تشغيل إرسال البريد الإلكتروني يدويًا إلى العملاء. يتم وضع رسائل البريد الإلكتروني في قائمة الانتظار عبر وظيفة في الخلفية ، والتي يمكنك تتبعها في نوع مستند “قائمة انتظار البريد الإلكتروني” باستخدام مراجع DocType و Document. يمكنك القيام بذلك حتى في حالة تشغيل “تمكين البريد الإلكتروني التلقائي”.