فاتورة الشراء
فاتورة الشراء هي فاتورة تتلقاها من مورديك وتحتاج إلى تسديد المبلغ مقابلها.
فاتورة الشراء هي العكس تمامًا من فاتورة المبيعات الخاصة بك. هنا تتراكم النفقات على المورد الخاص بك. إجراء فاتورة شراء يشبه إلى حد بعيد إجراء طلب شراء.
للوصول إلى قائمة فاتورة الشراء ، انتقل إلى:
الصفحة الرئيسية> المحاسبة> الحسابات الدائنة> فاتورة الشراء
المتطلبات الأساسية
قبل إنشاء فاتورة الشراء واستخدامها ، يُنصح بإنشاء ما يلي أولاً:
- الصنف
- المورد
- أمر شراء
- إيصال الشراء (اختياري)
كيفية إنشاء فاتورة شراء
عادة ما يتم إنشاء فاتورة الشراء من أمر شراء أو إيصال شراء. سيتم جلب تفاصيل صنف المورد في فاتورة الشراء. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا إنشاء فاتورة شراء مباشرة.
لجلب التفاصيل تلقائيًا في فاتورة الشراء ، انقر فوق جلب الأصناف من . يمكن جلب التفاصيل من أمر الشراء أو إيصال الشراء.
للإنشاء اليدوي ، اتبع الخطوات التالية:
- انتقل إلى قائمة فاتورة الشراء ، وانقر فوق جديد.
- حدد المورد.
- سيتم تعيين تاريخ النشر ووقته على الحالي ، ويمكنك التعديل بعد وضع علامة في خانة الاختيار الموجودة أسفل وقت النشر.
- قم بتعيين تاريخ الاستحقاق للدفع.
- أضف الأصناف والكميات في جدول الأصناف.
- سيتم جلب السعر والمبلغ.
- حفظ وإرسال.
خيارات إضافية عند إنشاء فاتورة الشراء
- مدفوع : يمكنك وضع علامة على “تم الدفع” إذا كان المبلغ قد تم دفعه بالفعل عن طريق إدخال دفعة مسبقة . يجب وضع علامة على هذا إذا كان هناك دفعة كاملة أو جزئية.
- إرجاع (ملاحظة الخصم) : ضع علامة على هذا إذا قام العميل بإرجاع الأصناف. لمعرفة المزيد من التفاصيل ، قم بزيارة صفحة مذكرة الخصم .
- تطبيق مبلغ الاستقطاع الضريبي : إذا كان لدى المورد المحدد فئة استقطاع ضريبي ، فسيتم تمكين مربع الاختيار هذا. لمزيد من المعلومات ، قم بزيارة صفحة فئة الاستقطاع الضريبي .
الحالات
- المسودة : تم حفظ المسودة ولكن لم يتم إرسالها بعد إلى النظام.
- الإرجاع : تم إرجاع الأصناف إلى المورد.
- إصدار مذكرة الخصم : تم إرجاع الأصناف وإصدار مذكرة خصم مقابل الفاتورة.
- تم الإرسال : تم إرسال فاتورة الشراء إلى النظام وتم تحديث دفتر الأستاذ العام.
- مدفوعة : لقد دفع المورد بالكامل مبلغ الفاتورة وتم تقديم إدخالات الدفع المقابلة .
- مدفوع جزئيًا : تم دفع جزء من مبلغ الفاتورة للمورد وتم إرسال إدخالات الدفع المقابلة .
- غير مدفوعة : فاتورة الشراء لم يتم دفعها بعد.
- متأخر : انقضى تاريخ الاستحقاق للدفع.
- ملغاة : تم إلغاء الفاتورة لسبب ما.
الميزات
الأبعاد المحاسبية
تتيح لك أبعاد المحاسبة وضع علامة على المعاملات بناءً على منطقة معينة ، أو فرع ، أو عميل ، وما إلى ذلك. وهذا يساعد في عرض البيانات المحاسبية بشكل منفصل بناءً على المعايير المحددة. لمعرفة المزيد ، قم بزيارة صفحة الأبعاد المحاسبية .
ملاحظة: يتم التعامل مع المشروع ومركز التكلفة كأبعاد بشكل افتراضي.
الاحتفاظ بالفاتورة
في بعض الأحيان قد تحتاج إلى الاحتفاظ بفاتورة حتى يتم تأكيدها.
تعليق الفاتورة : قم بتمكين مربع الاختيار هذا لتعليق فاتورة الشراء. يمكن القيام بذلك فقط قبل تقديم الفاتورة. بمجرد تمكين “تعليق الفاتورة” وتأكيد فاتورة الشراء ، ستتغير الحالة إلى “معلّق مؤقتاً”.
بمجرد إرسال فاتورة الشراء وترغب في تغيير “تاريخ الإصدار” ، يمكنك حينئذٍ الحصول على المساعدة من زر “الاحتفاظ بالفاتورة” ، المتوفر في أعلى اليمين.
إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بفاتورة الشراء المرسلة ، فيمكنك الاحتفاظ باستخدام خيار “حظر الفاتورة” وإذا كنت تريد إلغاء الحظر مرة أخرى ، فاستخدم خيار “إلغاء حظر الفاتورة”.
هذا هو مستوى الفاتورة ، يمكن تعليق الموردين. تعلم المزيد هنا .
تفاصيل فاتورة المورد
- رقم فاتورة المورد : يجوز للمورد تحديد هذا الطلب برقم خاص به. هذا كمرجع.
- تاريخ فاتورة المورد : التاريخ الذي قدم فيه المورد / أكد طلبك من نهايته.
العنوان والاتصال
- عنوان المورد: هذا هو عنوان إرسال الفواتير للمورد.
- شخص الاتصال : إذا كان المورد شركة ، فسيتم جلب الشخص المطلوب الاتصال به في هذا الحقل إذا تم تعيينه في نموذج المورد .
- عنوان الشحن: العنوان الذي سيتم شحن الأصناف إليه.
قائمة العملات والأسعار
يمكنك تعيين العملة التي سيتم إرسال طلب فاتورة الشراء بها. يتم جلب هذا من أمر الشراء. إذا قمت بتعيين قائمة أسعار ، فسيتم جلب أسعار الأصناف من تلك القائمة. سيؤدي النقر على “تجاهل قاعدة التسعير” إلى تجاهل قواعد التسعير المحددة في الحسابات> قاعدة التسعير.
اقرأ عن قوائم الأسعار والمعاملات متعددة العملات لمعرفة المزيد.
التعاقد من الباطن أو “توريد المواد الخام”
يعد تعيين خيار “توريد المواد الخام” مفيدًا للتعاقد من الباطن حيث تقوم بتوفير المواد الخام لتصنيع صنف.
جدول الأصناف
- مسح الرمز الشريطي : يمكنك إضافة أصناف في جدول الأصناف عن طريق مسح الباركود الخاص بهم إذا كان لديك ماسح ضوئي للرمز الشريطي. اقرأ الوثائق الخاصة بتتبع الأصناف باستخدام الرمز الشريطي لمعرفة المزيد.
- سيتم جلب رمز الصنف والاسم والوصف والصورة والشركة المصنعة من مدير الصنف .
- الشركة المصنعة : إذا تم تصنيع الصنف بواسطة جهة تصنيع معينة ، فيمكن إضافته هنا. سيتم جلب هذا إذا تم تعيينه في مدير الصنف.
- الكمية والسعر : عند تحديد رمز الصنف ، سيتم جلب اسمه ووصفه ووحدة قياس المنتج. يتم تعيين “معامل تحويل وحدة القياس” على 1 افتراضيًا ، ويمكنك تغييره اعتمادًا على وحدة القياس المستلمة من البائع ، والمزيد في القسم التالي.
سيتم جلب “سعر قائمة الأسعار” إذا تم تعيين سعر شراء قياسي. يعرض “آخر سعر شراء” سعر الصنف من آخر طلب شراء. يتم جلب السعر إذا تم تعيينه في مدير الصنف. يمكنك إرفاق قالب ضريبة الصنف لتطبيق معدل ضريبة معين على الصنف. - سيتم جلب أوزان الأصناف إذا تم تعيينها في مدير الصنف ، ثم أدخل يدويًا.
- الخصم على قيمة قائمة الأسعار : يمكنك تطبيق خصم على النسبة المئوية للأصناف الفردية أو على المبلغ الإجمالي للصنف. اقرأ تطبيق الخصم لمزيد من التفاصيل.
- وزن الصنف : يتم جلب تفاصيل وزن الصنف لكل وحدة ووزن وحدة قياس الوزن إذا تم تعيينها في مدير الصنف ، وإلا أدخل يدويًا.
- تفاصيل المحاسبة : يمكن تغيير حساب المصاريف هنا الذي ترغب فيه.
- المصاريف المؤجلة : إذا كان سيتم إصدار فاتورة بمصاريف هذا الصنف على مدار الأشهر القادمة على أجزاء ، فقم بتحديد “تمكين المصروفات المؤجلة”. لمعرفة المزيد ، قم بزيارة صفحة المصروفات المؤجلة .
- السماح بمعدل التقييم الصفري : سيسمح الضغط على “السماح بمعدل تقييم صفري” بإرسال إيصال الشراء حتى إذا كان معدل التقييم للصنف هو 0. يمكن أن يكون هذا صنفًا نموذجيًا أو بسبب التفاهم المتبادل مع المورد الخاص بك.
- قائمة المواد : إذا كان هناك فاتورة مواد تم إنشاؤها للصنف ، فسيتم جلبها هنا. هذا مفيد كمرجع عند التعاقد من الباطن .
- قالب ضريبة الصنف : يمكنك تعيين نموذج ضريبة الصنف لتطبيق مبلغ ضريبة معين على هذا الصنف المحدد. لمعرفة المزيد ، قم بزيارة هذه الصفحة .
- سينشئ فاصل الصفحة فاصل صفحة قبل هذا الصنف مباشرة عند الطباعة.
يجب تحديد خانة اختيار تحديث المخزون إذا كنت تريد أن يقوم نظام غين المحاسبي بتحديث مخزونك تلقائيًا. وبالتالي ، لن تكون هناك حاجة لمذكرة التسليم.
الضرائب والرسوم
سيتم جلب الضرائب والرسوم من أمر الشراء أو إيصال الشراء .
قم بزيارة صفحة قالب ضرائب ورسوم الشراء لمعرفة المزيد عن الضرائب.
سيتم عرض إجمالي الضرائب والرسوم أسفل الجدول.
لإضافة الضرائب تلقائيًا عبر الفئة الضريبية ، قم بزيارة هذه الصفحة .
تأكد من تحديد جميع الضرائب الخاصة بك في جدول الضرائب والرسوم بشكل صحيح للحصول على تقييم دقيق.
تساعد قاعدة الشحن في تحديد تكلفة شحن صنف. عادة ما تزداد التكلفة مع مسافة الشحن. لمعرفة المزيد ، قم بزيارة صفحة قاعدة الشحن .
خصم إضافي
يمكن تعيين أي خصومات إضافية على الفاتورة بأكملها في هذا القسم. يمكن أن يعتمد هذا الخصم على الإجمالي الكلي ، أي بعد الضريبة / الرسوم أو الإجمالي الصافي ، أي قبل الضرائب / الرسوم. يمكن تطبيق الخصم الإضافي كنسبة مئوية أو مبلغ.
قم بزيارة صفحة تطبيق الخصم لمزيد من التفاصيل.
الدفع المسبق
بالنسبة للأصناف عالية القيمة ، يمكن للبائع طلب دفعة مقدمة قبل معالجة الطلب. يفتح زر ” الحصول على السلف المستلمة ” نافذة منبثقة يمكنك من خلالها جلب الطلبات التي تم فيها الدفع مقدمًا. لمعرفة المزيد ، قم بزيارة صفحة إدخال الدفعة المقدمة .
شروط الدفع
قد يتم دفع الفاتورة على أجزاء بناءً على تفهمك مع المورد. يتم جلب هذا إذا تم تعيينه في أمر الشراء.
لمعرفة المزيد ، قم بزيارة صفحة شروط الدفع .
تقريب
يحدث الشطب عندما يدفع العميل مبلغًا أقل من مبلغ الفاتورة. قد يكون هذا فرقًا بسيطًا مثل 0.50. عبر عدة أوامر ، قد يصل هذا إلى عدد كبير. لدقة المحاسبة ، يتم “تقريب” مبلغ الفرق هذا. لمعرفة المزيد ، قم بزيارة صفحة شروط الدفع .
الشروط والأحكام
في معاملات البيع / الشراء قد تكون هناك شروط وأحكام معينة بناءً عليها يقدم المورد الأصناف أو الخدمات للعميل. يمكنك تطبيق الشروط والأحكام على المعاملات على المعاملات وستظهر عند طباعة المستند. لمعرفة الشروط والأحكام ، انقر هنا
إعدادات الطباعة
يمكنك طباعة فاتورة الشراء الخاصة بك على ورق الشركة الخاص بك.
ستجمع “تجميع الأصناف نفسها” نفس الأصناف المضافة عدة مرات في جدول الأصناف. يمكن ملاحظة ذلك عند طباعتك.
يمكن أيضًا تغيير عناوين فاتورة الشراء عند طباعة المستند. يمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد عنوان الطباعة . لإنشاء عناوين طباعة جديدة ، انتقل إلى: الصفحة الرئيسية> الإعدادات> الطباعة> عنوان الطباعة.
توجد مربعات اختيار إضافية لطباعة فاتورة الشراء بدون المبلغ ، وقد يكون هذا مفيدًا عندما يكون الصنف ذا قيمة عالية. يمكنك أيضًا تجميع نفس الأصناف في صف واحد عند الطباعة.
تفاصيل ضريبة الأصناف والخدمات (للهند)
يمكن تعيين التفاصيل التالية لضريبة الأصناف والخدمات:
- فئة ضريبة الأصناف والخدمات
- نسخة الفاتورة
- رقم GSTIN الخاص بالتجارة الإلكترونية
- الأهلية لمركز التجارة الدولية
- الاستفادة من ضريبة ITC المتكاملة
- الاستفادة من ضريبة مركز التجارة الدولية
- الاستفادة من ضريبة الدولة / ضريبة UT الخاصة بمركز التجارة الدولية
- ضرائب ITC المتاحة
مزيد من المعلومات
- قيد إدخال افتتاحي : إذا كان هذا إدخالًا مفتوحًا للتأثير على حساباتك ، فحدد “نعم”. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بالترحيل من ERP آخر إلى نظام غين المحاسبي في منتصف العام ، فقد ترغب في استخدام إدخال افتتاحي لتحديث أرصدة الحسابات في نظام غين المحاسبي.
- ملاحظات : يمكن إضافة أي ملاحظات إضافية حول فاتورة الشراء هنا.
بعد التقديم
عند تقديم فاتورة الشراء ، يمكن إنشاء المستندات التالية مقابلها:
المزيد
التأثير المحاسبي
على غرار فاتورة المبيعات ، في فاتورة الشراء ، يجب عليك إدخال حساب المصاريف أو الأصول لكل صف في جدول الأصناف. يساعد هذا في توضيح ما إذا كان الصنف هو أصل أم نفقة. يمكنك أيضًا تغيير مركز التكلفة. يمكن أيضًا تعيينها في مدير الصنف. يمكن تعيين مركز التكلفة على مستوى الشركة.
ستؤثر فاتورة الشراء على حساباتك على النحو التالي:
- إدخالات المحاسبة (إدخال دفتر اليومية) من أجل “شراء” إدخال مزدوج نموذجي:
- الديون:
- المصاريف أو الأصول (الإجماليات الصافية ، باستثناء الضرائب)
- الضرائب (/ الأصول إذا كانت من نوع ضريبة القيمة المضافة أو المصاريف مرة أخرى)
- الاعتمادات:
- المورد
المحاسبة عندما يتم فحصها
إذا تم تحديد الدفع ، فسيقوم نظام غين المحاسبي أيضًا بإجراء إدخالات المحاسبة التالية:
الديون:
- المورد
الاعتمادات:
- حساب مصرفي / نقدي
لمشاهدة الإدخالات في فاتورة الشراء الخاصة بك بعد “إرسال” ، انقر فوق “عرض دفتر الأستاذ”.
هل الشراء “نفقة” أم “أصل”؟
إذا تم استهلاك الصنف فورًا عند الشراء ، أو إذا كانت خدمة ، فإن الشراء يصبح “مصاريف”. على سبيل المثال ، تعتبر فاتورة الهاتف أو فاتورة السفر “مصاريف” – تم استهلاكها بالفعل.
بالنسبة لأصناف المخزون ، التي لها قيمة ، فإن هذه المشتريات ليست “مصروفات” بعد ، لأنها لا تزال ذات قيمة أثناء بقائها في مخزونك. هم “الأصول”. إذا كانت مواد خام (مستخدمة في عملية) ، فإنها ستصبح “مصاريف” لحظة استهلاكها في العملية. إذا تم بيعها إلى العميل ، فإنها تصبح “مصاريف” عند شحنها إلى العميل.
استقطاع الضرائب عند المصدر
في العديد من البلدان ، قد يطلب منك القانون خصم الضرائب أثناء الدفع للموردين. يمكن أن تستند هذه الضرائب على معدل قياسي. بموجب هذا النوع من المخططات ، عادةً إذا تجاوز المورد حدًا معينًا للدفع ، وإذا كان نوع المنتج خاضعًا للضريبة ، فقد تضطر إلى خصم بعض الضرائب (التي تسددها إلى حكومتك نيابة عن المورد الخاص بك).
للقيام بذلك ، سيتعين عليك إنشاء حساب ضريبي جديد تحت عنوان “الالتزامات الضريبية” أو ما شابه ذلك وإضافته إلى هذا الحساب بالنسبة المئوية التي تلتزم بخصمها لكل معاملة.
دفع دفعات فاتورة الشراء
هناك طريقتان لتعليق فاتورة الشراء:
- تعليق حتى تاريخ محدد
- تعليق صريح
يحتفظ التعليق الصريح بفاتورة الشراء إلى أجل غير مسمى. للقيام بذلك ، في قسم “الاحتفاظ بالفاتورة” في نموذج فاتورة الشراء ، ما عليك سوى تحديد مربع الاختيار “حجز الفاتورة”. في حقل النص “سبب الحجز” ، اكتب تعليقًا يشرح سبب تأجيل الفاتورة.
إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بفاتورة مرسلة ، فانقر على الزر “إنشاء” وانقر على “حظر الفاتورة”. أضف أيضًا تعليقًا يوضح سبب تعليق الفاتورة في مربع الحوار المنبثق والنقر على “حفظ”.
تعليق حتى تاريخ محدد
يحتفظ تاريخ الامتداد بفاتورة الشراء حتى تاريخ محدد. للقيام بذلك ، في قسم “حجز الفاتورة” في نموذج فاتورة الشراء ، حدد مربع الاختيار “حجز الفاتورة”. بعد ذلك ، أدخل تاريخ الإصدار في مربع الحوار المنبثق وانقر على “حفظ”. تاريخ الإصدار هو تاريخ انتهاء صلاحية الحجز على المستند.
بعد حفظ الفاتورة ، يمكنك تغيير تاريخ الإصدار بالنقر على زر القائمة المنسدلة “حجز الفاتورة” ثم “تغيير تاريخ الإصدار”. سيؤدي هذا الإجراء إلى ظهور مربع حوار.
حدد تاريخ الإصدار الجديد وانقر على “حفظ”. يجب عليك أيضًا إدخال تعليق في حقل “سبب التعليق”.
لاحظ ما يلي:
- لن يتم تضمين جميع المشتريات التي تم تعليقها في جدول مراجع إدخال الدفع.
- لا يمكن أن يكون تاريخ الإصدار في الماضي.
- يمكنك فقط حظر أو إلغاء حظر فاتورة الشراء إذا كانت غير مدفوعة.
- يمكنك فقط تغيير تاريخ الإصدار إذا كانت الفاتورة غير مدفوعة.
المحاسبة المؤقتة للمصروفات (فقط للأصناف غير المخزنة)
في كثير من الحالات ، يتم تلقي خدمة ويتم تكبد المصاريف ولكن يتم إجراء فواتير الشراء لتلك الخدمة في الشهر التالي ، لذلك لا تتدفق هذه المصاريف إلى بياناتك المالية الشهرية مثل الربح والخسارة حيث لا تزال الفواتير معلقة. تساعدك المحاسبة المؤقتة على معالجة هذه المشكلة. فيما يلي خطوات إعداد المحاسبة المؤقتة.
- تمكين المحاسبة المؤقتة في الشركة الرئيسية وتعيين الحساب المؤقت الافتراضي
- إنشاء إيصال شراء لصنف غير مخزون
ستكون القيود المحاسبية مقابل إيصال الشراء على النحو التالي - قم بعمل فاتورة شراء مقابل إيصال الشراء
سيتم ترحيل إدخالات المحاسبة مقابل فاتورة الشراء كالمعتاد
عند ترحيل إدخالات محاسبة فاتورة الشراء مقابل إيصال الشراء ، سيتم عكسها
