إدخال الدفع
إدخال الدفع هو سجل يشير إلى أنه تم سداد فاتورة.
يمكن إجراء إدخال الدفع مقابل المعاملات التالية:
فاتورة المبيعات
فاتورة الشراء
أمر المبيعات (الدفع المسبق)
أمر الشراء (الدفع المسبق)
مطالبة المصاريف
التحويل الداخلي
في نظام غين المحاسبي ، هناك خياران يمكن للمستخدم من خلالهما الحصول على الدفع:
إدخال الدفع (افتراضي)
إدخال دفتر اليومية
فيما يلي الرسوم البيانية لفهم التدفق:
في المبيعات:
في عملية الشراء:
للوصول إلى قائمة إدخال الدفع ، انتقل إلى:
الصفحة الرئيسية> المحاسبة> حسابات القبض / المدفوعات> إدخال الدفع
المتطلبات الأساسية
يمكن أيضًا إنشاء إدخال دفع مباشرةً ثم ربطه بأمر / فاتورة لاحقًا. قبل إنشاء إدخال الدفع واستخدامه ، يُنصح بإنشاء ما يلي أولاً:
إذا كنت تتابع دورة المبيعات / الشراء ، فستحتاج إلى ما يلي:
أمر المبيعات (الدفع المسبق)
أمر الشراء (الدفع المسبق)
الإعداد:
الشركة (للحسابات الافتراضية)
كيفية إنشاء إدخال الدفع
عند إرسال مستند يمكن إجراء إدخال الدفع عليه ، ستجد خيار الدفع أسفل زر إنشاء.
تغيير تاريخ النشر.
سيتم تحديد نوع الدفع بناءً على المعاملة التي أتيت منها. الأنواع هي “استلام” و “دفع” و “تحويل داخلي”.
سيتم جلب نوع المجموعة والطرف واسم المجموعة تلقائيًا.
سيتم جلب الحساب المدفوع إليه والحساب المدفوع منه كما هو محدد في قالب الشركة.
سيتم جلب المبلغ المدفوع من الفاتورة.
احفظ وأرسل.
إنشاء الدفع يدويًا
لن يكون لإدخال الدفع الذي تم إنشاؤه يدويًا أي أمر / فاتورة مرتبطة به. سيتم تسجيل المدفوعات التي تم إجراؤها في حساب العميل / المورد ويمكن تسويتها لاحقًا باستخدام أداة تسوية المدفوعات.
انتقل إلى قائمة إدخال الدفع وانقر فوق جديد.
حدد نوع الطرف والعميل / المورد المعني.
حدد الحساب البنكي / الحساب النقدي المدفوع إليه والمدفوع منه. أدخل رقم الشيك والتاريخ إذا كان تحويل بنكي.
أدخل المبلغ المدفوع.
احفظ وأرسل.
الميزات
ضبط طريقة الدفع
طريقة الدفع: إدخال هذا يساعد في تصنيف إدخالات الدفع بناءً على طريقة الدفع المستخدمة. يمكن أن تكون طرق الدفع بنكية ، أو نقدًا ، أو حوالة مصرفية ، إلخ.
تلميح: في طريقة الدفع الرئيسية ، يمكن تعيين الحساب الافتراضي. سيتم جلب حساب الدفع الافتراضي هذا إلى إدخالات الدفع.
الدفع من / إلى
نوع الطرف: سواء كان العميل أو المورد أو الموظف أو المساهم أو الطالب أو عضو مؤسسة غير حكومية.
الطرف: الطرف المحدد الذي تم من أجله إدخال الدفع.
اسم الطرف: اسم الطرف ، يتم جلب هذا تلقائيًا.
الحساب البنكي للشركة: الحساب البنكي لشركتك.
الحساب البنكي للطرف: الحساب البنكي للطرف.
جهة الاتصال: إذا كان الطرف عبارة عن مؤسسة ، فيمكن تخزين جهة الاتصال هنا.
الحسابات
رصيد الطرف: المبلغ الإجمالي المستحق أو الواجب الدفع من العميل أو المورد من الفواتير المحددة في إدخال الدفع الحالي. ستكون المبالغ المدفوعة موجبة وإذا تم سداد الدفعات المقدمة ، فستكون سلبية.
الحساب المدفوع من: الحساب الذي سيتم خصم المبلغ منه عند تقديم الدفع.
الحساب المدفوع إلى: الحساب الذي سيتم إضافة المبلغ منه عند تقديم إدخال الدفع.
عملة الحساب: سيتم جلب عملات هذه الحسابات كما هو محدد في الحساب ولا يمكن تحريرها هنا. لمعرفة المزيد حول المعاملات بعملات متعددة ، قم بزيارة هذه الصفحة.
رصيد الحساب: إجمالي رصيد المبلغ من جميع فواتير الحسابات المحددة.
المبلغ المدفوع: يظهر إجمالي المبلغ المدفوع لإدخال الدفع الحالي في هذا الحقل.
ملاحظة: عند إجراء إدخالات الدفع ، سيتم جلب الحساب المصرفي الافتراضي بالترتيب التالي إذا تم تعيينه:
نموذج الشركة
الحساب الافتراضي لطريقة الدفع
حساب بنكي افتراضي للعميل / المورد
حدد يدويًا في إدخال الدفع
مرجع
إحضار الفواتير المستحقة
يمكن استخدام هذا لسداد دفعات لفواتير مبيعات متعددة باستخدام إدخال دفع واحد. عند إنشاء إدخال دفع جديد ، عند النقر فوق الزر “الحصول على فاتورة معلقة” ، سيتم جلب جميع الفواتير المعلقة وفتح الطلبات للطرف. تحتاج إلى إدخال “المبلغ المدفوع” لرؤية هذا الزر. من هنا يمكن تحديد نطاق التاريخ والفواتير المراد جلبها.
إذا لم يقم الطرف بتسديد السداد بالكامل ، أدخل المبلغ المدفوع في الحقل “المخصص”.
في حالة إنشاء إدخال دفع للعميل ، سيتم تخصيص مبلغ الدفع مقابل فاتورة المبيعات. على نفس المنوال ، عند إنشاء إدخال دفع لمورد ، سيتم تخصيص مبلغ الدفع مقابل فاتورة الشراء.
جدول مراجع الدفع
النوع: ما إذا كان يتم السداد مقابل طلب مبيعات أو فاتورة مبيعات أو إدخال دفتر يومية.
الاسم: تم جلب / تحديد معرّف المعاملة المحدد هنا.
المبلغ الإجمالي: المبلغ الإجمالي لفاتورة / إدخال دفتر يومية واحد في الصف.
المعلّق: المبلغ المطلوب استلامه / دفعه مقابل هذه الفاتورة.
المخصص: إذا كان المبلغ المدفوع أقل من مبلغ الفاتورة ، فسيتم تخصيص المبلغ المدفوع فقط للفاتورة (الفواتير) التي تم جلبها في إدخال الدفع. قد يتم السداد على أجزاء ، على سبيل المثال ، إذا كانت هناك ثلاث فواتير بمبالغ 20 ، 20 ، 20 ، المبلغ المدفوع هو 60 ، فسيتم توزيع هذا المبلغ المدفوع بالتساوي. قد يتم تضمين شروط الدفع أيضًا.
ما هو المبلغ غير المخصص؟
عندما يتم إدخال إدخال الدفع في نظام غين للمحاسبة ويكون المبلغ المدفوع أكثر من إجمالي مبلغ الفاتورة ، يتم تخزينه في حساب العميل / المورد. ومن ثم فإن هذا المبلغ “غير مخصص” حاليًا. يمكن استخدام المبلغ غير المخصص مقابل الفواتير المستقبلية.
على سبيل المثال ، تقوم بإنشاء فاتورة مبيعات يبلغ مجموعها 1000 ودفع العميل 1500. عندما يتم إنشاء فاتورة أخرى لهذا العميل في المستقبل مقابل 1000 مرة أخرى ، يمكن استخدام 500 المدفوعة مسبقًا.
الخصومات أو الخسارة
عند إنشاء إدخال دفع مقابل فاتورة ، قد يكون هناك بعض الاختلاف في المبلغ المدفوع الفعلي ومبلغ الفاتورة المستحق. قد يكون هذا الاختلاف بسبب أخطاء التقريب أو التغيرات في سعر صرف العملة. يمكنك تعيين حساب هنا حيث سيتم حجز مبلغ الفرق هذا.
يمكن شطب الخسارة / الخصومات. دعنا نرى مثالاً هنا حيث المبلغ المدفوع هو 25 ولكن المبلغ المخصص هو 30 لأن 30 هو المبلغ الذي سيتم تحصيله وفقًا للفاتورة. سيكون “مبلغ الفرق” 5 في هذه الحالة. يمكن أن يحدث مبلغ الفرق هذا بسبب الخصومات أو صرف العملات. يجب أن يكون مبلغ الفرق 0 لإرسال إدخال الدفع. يمكن ضبط ذلك باستخدام زر إنشاء إدخال فرق. سيتم تعديل المبلغ في حساب الشطب.
شطب
يحدث الشطب عندما يكون المبلغ المدفوع أقل من المبلغ المخصص. بمعنى آخر. يعتبر المبلغ المتبقي ضائعًا في مصاريف متنوعة أو لن يتم دفع هذا المبلغ. هذا يعتبر خسارة.
بعد الإرسال
حفظ وإرسال إدخال الدفع. عند التقديم ، سيتم تحديث المبالغ المعلقة في الفواتير.
إذا تم إنشاء إدخال الدفع مقابل طلب المبيعات أو أمر الشراء ، فسيتم تحديث الحقل “الدفع المسبق” فيهما. عند إنشاء فاتورة مقابل هذه الحركات ، سيتم تحديث إدخال الدفع تلقائيًا في تلك الفاتورة بحيث يمكنك تخصيص مبلغ الفاتورة مقابل إدخال الدفعة المقدمة.
بالنسبة للدفعات الواردة ، سيتم نشر الحسابات على النحو التالي:
المدين: حساب مصرفي أو نقدي
الائتمان: العميل (المدين)
للدفع الصادر:
الخصم: المورد (الدائن)
الائتمان: حساب مصرفي أو نقدي
حالات أخرى
إدخال دفع متعدد العملات
إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بحساب مدين / دائن بالعملة الأجنبية ، فقم بإنشاء حسابات بعملة أجنبية (تختلف عن عملة الشركة) واربطها في حساب المجموعة. فمثلاً:
يتيح لك نظام غين المحاسبي الاحتفاظ بالحسابات والفواتير بعملات متعددة. إذا تم إصدار فاتورة بعملة الطرف ، فسيتم أيضًا إدخال سعر صرف العملة بين عملة الشركة الأساسية وعملة الطرف في الفاتورة.
ملاحظة: يجب إنشاء حساب مدين / دائن منفصل وتحديده في فاتورة / طلب المبيعات حتى يعمل صرف العملات بشكل صحيح. على سبيل المثال ، إذا كان العميل من الولايات المتحدة ، فقم بإنشاء حساب مستحق يسمى “المدينون في الولايات المتحدة”.
عند إنشاء إدخال الدفع مقابل تلك الفاتورة ، سيتم جلب سعر الصرف الحالي ، ولكن يمكنك تعيين سعر صرف العملة في وقت الدفع لمطابقة سجلاتك.
انقر فوق الزر “ضبط مكاسب / خسارة الصرف” لإضافة صف تلقائيًا لشطب مبلغ الفرق.
نظرًا لأن سعر صرف العملات يتقلب طوال الوقت ، فقد يؤدي ذلك إلى اختلاف في مبلغ الدفع مقابل إجمالي الفاتورة. يمكن حجز مبلغ الفرق هذا في مبلغ كسب / خسارة صرف العملات.
يمكن أيضًا إجراء الدفعات بشكل مستقل عن الفواتير عن طريق إنشاء إدخال دفع جديد.
التحويل الداخلي
يتم استخدام التحويل الداخلي في الحالات التي يتم فيها تحويل الأموال بين حسابات الشركة نفسها. على سبيل المثال ، إذا كان عميل من الولايات المتحدة يستخدم PayPal ، فيمكن اعتبار تحويل الأموال من PayPal إلى حساب مصرفي بمثابة تحويل داخلي.
يمكن إدارة التحويلات الداخلية التالية من إدخال الدفع.
بنك – نقداً
بنك – بنك
نقداً نقداً
نقداً – بنك
إدارة سيناريوهات الدفع المختلفة
بالنسبة للفاتورة غير المسددة ، المبلغ المستحق = الإجمالي الكلي. عند إنشاء إدخالات الدفع ، ستنخفض القيمة في المبلغ المستحق.
في معظم الحالات ، بصرف النظر عن مبيعات التجزئة ، تعتبر الفواتير والمدفوعات أنشطة منفصلة. هناك العديد من المجموعات التي تتم فيها هذه المدفوعات. تنطبق هذه الحالات على كل من المبيعات والمشتريات.
- يمكن أن تكون مقدمًا (100٪ مقدمًا).
- بعد الشحن. إما عند التسليم أو في غضون أيام قليلة من التسليم.
- جزء مقدمًا وجزءًا عند التسليم أو بعده.
- يمكن سداد الدفعات معًا لمجموعة من الفواتير.
- يمكن تقديم السلف معًا لمجموعة من الفواتير (ويمكن تقسيمها عبر الفواتير).
يتيح لك نظام غين المحاسبي إدارة كل هذه السيناريوهات. يمكن إجراء جميع إدخالات المحاسبة (إدخال اليومية) مقابل فاتورة مبيعات أو فاتورة شراء أو إدخال دفع للدفع مقدمًا (في حالات خاصة ، يمكن عمل فاتورة عبر فاتورة مبيعات أيضًا).
إجمالي المبلغ المستحق مقابل الفاتورة هو مجموع كافة إدخالات المحاسبة التي تم إجراؤها “مقابل” (أو المرتبطة) بتلك الفاتورة. بهذه الطريقة يمكنك دمج المدفوعات أو تقسيمها في إدخال الدفع لإدارة السيناريوهات.
الفرق بين إدخال الدفع وإدخال دفتر اليومية
– يتطلب استخدام إدخال دفتر اليومية فهم الحساب الذي سيتم الخصم منه أو اعتماده. في إدخال الدفع ، تتم إدارته في الخلفية ، وبالتالي يكون أبسط بالنسبة للمستخدم.
– يعتبر إدخال الدفع أكثر كفاءة في إدارة المدفوعات بالعملات الأجنبية.
– يمكن طباعة الشيكات من إدخالات الدفع باستخدام تنسيق طباعة الشيكات.
– لا يزال من الممكن استخدام إدخال دفتر اليومية في:
. تحديث الرصيد الافتتاحي في الحسابات.
. إدخال إهلاك الأصول الثابتة.
. لضبط مذكرة الائتمان مقابل فاتورة المبيعات ومذكرة الخصم مقابل فاتورة الشراء ، في حالة عدم حدوث أي دفعة على الإطلاق.
المدفوعات باستخدام إدخال دفتر اليومية
للدفع باستخدام إدخال دفتر اليومية ، اتبع الخطوات التالية:
تنشيط الدفع عن طريق إدخال دفتر اليومية. انتقل إلى المحاسبة> مدير المحاسبة> إعدادات الحسابات ، وحدد المربع “إجراء الدفع عبر إدخال دفتر اليومية”.
عند إرسال مستند يمكن إجراء إدخال دفتر اليومية على أساسه ، ستجد الدفع تحت الزر إنشاء.
احفظ وأرسل إدخال اليومية لتسجيل الدفع مقابل الفاتورة.
