طلب عرض سعر
طلب عرض سعر هو مستند ترسله المؤسسة إلى مورد واحد أو أكثر يطلب عرض سعر للأصناف.
للوصول إلى طلب عرض السعر ، انتقل إلى:
الصفحة الرئيسية> الشراء> الشراء> طلب عرض سعر
المتطلبات الأساسية
قبل إنشاء طلب عرض سعر واستخدامه ، يُنصح بإنشاء ما يلي أولاً:
كيفية إنشاء طلب للحصول على عرض سعر
– انتقل إلى قائمة طلب عرض السعر ، وانقر فوق جديد.
– أدخل التاريخ.
– اختر المورد الذي سيتم إرسال طلب عرض السعر إليه.
– في الجدول التالي ، أدخل الأصناف والكمية والمخزن المستهدف حيث سترسل الأصناف.
– يمكن ترك المخزن فارغًا إذا لم يتم تحديد “صيانة المخزون” للصنف.
– احفظ وأرسل.
يمكن أيضًا إنشاء طلب عرض سعر (RFQ) من طلب مادة مؤكد. بمجرد إنشاء طلب عرض سعر RFQ ، يمكنك طباعة وإرسال ملف PDF إلى الموردين والذي سيحتوي على جميع التفاصيل التي أدخلتها ذات الصلة بطلب عرض السعر. يمكنك أيضًا جلب ردهم (عرض سعر المورد) في نظام غين المحاسبي نفسها ، ومع ذلك ، بالنسبة لعدد كبير من الأصناف ، قد يكون المورد الخاص بك أكثر راحة مع ورقة Excel ، وما إلى ذلك.
الميزات
جلب الأصناف من
يمكن جلب الأصناف الموجودة في جدول الأصناف من مستندات أخرى. الخيارات هي: طلب المواد والمناسبة والمورد المحتمل.
طلب المواد: سيتم جلب الأصناف من طلب المواد المقدم الذي تحدده. يمكن البحث في طلب المواد ببعض الكلمات المتطابقة ويمكن أيضًا تحديد نطاق تاريخ لفلترة طلبات المواد.
المناسبة: سيتم جلب الأصناف من مناسبة محفوظة. يمكن تحديد نطاق التاريخ هنا أيضًا.
المورد المحتمل: حدد موردًا محتملاً. ثم إذا كان لديك أي طلبات مواد مقدمة ضد هذا المورد ، فيمكن جلب الأصناف من ذلك.
جلب الموردين
بدلاً من إدخال الموردين يدويًا في الجدول ، يمكنك أيضًا جلبهم باستخدام زر “جلب الموردين”. عند النقر فوق أدوات> جلب الموردين ، سترى الحقل “جلب الموردين بواسطة”. هناك خياران لجلب الموردين: حسب العلامة أو حسب المجموعة.
حسب العلامة: انتقل إلى “تصنيف العلامة” من خلال البحث من شريط البحث. يجب أن تكون قد أنشأت علامات هنا أولاً وقمت بتعيينها لمورد في وحدة الشراء. ثم يمكنك تحديد “حسب العلامة”. عند النقر فوق إضافة “جميع الموردين” ، سيتم جلب الموردين الذين لديهم علامات مطابقة.
حسب المجموعة: حدد “مجموعة الموردين” واختر مجموعة الموردين التي تريد إضافة الموردين منها. على سبيل المثال ، إذا حددت الأجهزة ، فسيتم إضافة جميع موردي الأجهزة لديك بحيث يمكنك جلب عرض سعر منهم جميعًا.
في جدول المورد ، عند توسيع صف باستخدام المثلث المقلوب ، سترى خيار “تنزيل ملف PDF” والذي سيفتح ملف PDF من طلب عرض السعر.
ربط إلى طلبات المواد
عندما تنقر على أدوات> ربط إلى طلبات المواد ، فإنها تربط طلب عرض السعر بطلبات المواد المتاحة. يجب أن تكون الأصناف هي نفسها في طلب عرض السعر وطلب المواد.
الآن ، عندما يتم حفظ طلب عرض السعر ، يمكنك أن ترى في لوحة المعلومات أنه مرتبط بطلب المواد. إذا كانت هناك طلبات مواد متعددة بنفس الأصناف ، فسيتم إنشاء الرابط بأحدث طلب مادة.
معاينة البريد الإلكتروني
في قسم “تفاصيل البريد الإلكتروني” ، من مسودة طلب عرض السعر ، هناك شرط لإنشاء ومعاينة بريدك الإلكتروني لإرساله إلى المورد.
أدخل أي رسائل إضافية للمورد في حقل “رسالة للمورد”. يمكن ملء هذا الحقل تلقائيًا باستخدام حقل “قالب البريد الإلكتروني”.
يمكن إضافة تحية ويمكن تغيير حقل “الموضوع” أيضًا. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك النقر فوق الزر “معاينة البريد الإلكتروني” ومشاهدة معاينة للبريد الإلكتروني الذي سيتم إرساله.
الشروط والأحكام
في معاملات البيع / الشراء ، قد تكون هناك شروط وأحكام معينة بناءً عليها يقدم المورد الأصناف أو الخدمات للعميل. يمكنك تطبيق الشروط والأحكام على المعاملات وستظهر عند طباعة المستند.
إعدادات الطباعة
الترويسة
يمكنك طباعة طلبك للحصول على عرض سعر / أمر شراء على ترويسة الشركة الخاصة بك.
ستجمع “تجميع الأصناف نفسها” نفس الأصناف المضافة عدة مرات في جدول الأصناف. يمكن ملاحظة ذلك عند طباعته.
عناوين الطباعة
يمكن تغيير عناوين المستندات الخاصة بك.
إنشاء عرض سعر للمورد بعد طلب عرض سعر
بعد إنشاء طلب عرض السعر ، هناك طريقتان لإنشاء عرض سعر للمورد بعد طلب عرض السعر.
عرض سعر المورد من قبل المستخدم
– افتح طلب عرض سعر وانقر على عرض سعر المورد> إنشاء.
– حدد المورد ، انقر فوق المورد مرة أخرى. في هذه الصفحة ، انقر فوق + بجوار “عرض سعر المورد”. سيتم فتح صفحة جديدة لعرض سعر الموردين ، يتعين على المستخدم إدخال الكمية والسعر وإرسالها.
عرض سعر من المورد
– إذا تم إنشاء جهة اتصال للمورد وكان عنوان بريد إلكتروني مرتبطًا بجهة الاتصال ، فسيتم جلب تفاصيل جهة الاتصال وعنوان البريد الإلكتروني عند اختيار المورد. قم بإنشاء جهة اتصال وعنوان بريد إلكتروني إذا لم يكن موجودًا بالفعل.
– انقر فوق أدوات> إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى الموردين.
في حالة عدم وجود حساب المورد: سيقوم النظام بإنشاء حساب المورد وإرسال التفاصيل إلى المورد. سيحتاج المورد إلى النقر فوق الارتباط (تحديث كلمة المرور) الموجود في البريد الإلكتروني. بعد تحديث كلمة المرور ، يمكن للمورد الوصول إلى بوابتهم باستخدام قالب “طلب عرض السعر”. سيتم إنشاء المورد كمستخدم موقع الويب.
في حالة وجود حساب المورد: سيرسل النظام رابط طلب عرض السعر إلى المورد. يجب على المورد تسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتماده لعرض نموذج طلب عرض السعر على البوابة الإلكترونية.
– في كلتا الحالتين ، عندما يقوم المورد بتسجيل الدخول ، ستظهر الشاشة التالية لهم. من هنا يمكنهم إرسال عرض سعر إليك:
يتعين على المورد إدخال المبلغ والملاحظات (شروط الدفع) في النموذج والنقر فوق إرسال. في قسم عروض الأسعار ، ستكون عروض الأسعار السابقة مرئية.
– عند التأكيد ، سينشئ نظام غين المحاسبي عرض أسعار للمورد (وضع المسودة) مقابل المورد. يجب على المستخدم مراجعة عرض سعر المورد وإرساله. عندما يتم اقتباس جميع الأصناف من طلب عرض السعر من قبل المورد ، يتم تحديث حالة عرض السعر إلى “تم الاستلام” في جدول “الموردين” في طلب عرض السعر.
اقرأ عن عرض سعر المورد لمعرفة المزيد.
